Menghadapi Komplain Pelanggan? Lakukan 6 Cara Ini Untuk Mengatasi

Tidak semua transaksi yang dilakukan oleh penjual kepada pembeli selalu berjalan dengan mulus. Ada saja masalah yang dapat terjadi sewaktu-waktu sehingga membuat konsumen tidak puas. Jika sudah seperti ini, komplain pelanggan pun tidak dapat terhindarkan lagi. Komplain pelanggan kepada penjual adalah salah satu cara yang dapat mereka lakukan untuk menuntut hak-haknya agar tidak menerima kerugian secara sepihak.

Menghadapi komplain pelanggan sebenarnya sudah menjadi hal yang wajar. Para pelaku usaha yang sudah lama bergelut di dunia bisnis pasti sudah paham dan mengerti akan resiko seperti ini. Komplain pelanggan dapat terjadi kapan saja tanpa kita duga. Sebagai penjual, kita harus pandai mengatasi komplain pelanggan dengan menawarkan win-win solution kepada mereka.

Gambar Menghadapi Komplain Pelanggan? Lakukan 6 Cara Ini Untuk Mengatasi

Selama ini banyak para pelaku usaha terutama yang masih pemula, selalu dihantui oleh rasa takut dan kesulitan untuk menemukan cara menghadapi komplain pelanggan. Padahal jika mampu bersikap tenang, hal tersebut dapat diatasi dengan mudah tanpa menimbulkan masalah berkepanjangan. Mengelola permasalahan seperti komplain pelanggan seperti ini sudah menjadi kewajiban seorang penjual. Kita tidak boleh menghindar namun harus memberi solusi.

Inilah 5 Cara Menghadapi dan Mengatasi Komplain Pelanggan/Pembeli

Ketika kita mendapati seorang konsumen yang melakukan komplain, kita tidak boleh gegabah dalam menghadapi terlebih jika menggunakan emosi. Komplain pelanggan adalah salah satu indikator bahwa pelayanan yang kita berikan masih belum sepenuhnya sempurna. Bukan untuk dibiarkan, namun kita harus melakukan berbagai upaya untuk mencari solusi. Seperti halnya 6 cara menghadapi dan mengatasi komplain pelanggan/pembeli berikut ini.

Jangan Emosi Saat Menghadapi Komplain

Ketika ada seorang pelanggan yang komplain, jangan pernah menghadapi dengan emosi yang tinggi. Tetap jaga kondisi tenang dan bersikap dingin karena ini masih awal. Disarankan untuk bersabar sejenak ketika menghadapi komplain pelanggan guna menghindari permasalahan yang lebih jauh. Mengatasi komplain dengan emosi yang tidak terkontrol hanya akan memperburuk keadaan sehingga pada akhirnya kita tidak mendapatkan solusi yang tepat.

Minta Penjelasan Penyebab Komplain

Daripada panik dan emosi meningkat, lebih baik minta penjelasan penyebab mereka melakukan komplain. Pelanggan yang komplain pasti merasakan ketidakpuasan yang disebabkan oleh banyak faktor. Anda dapat mengetahui faktor tersebut dengan menjalin komunikasi yang baik kepada pelanggan dengan mendengar segala keluh kesah mereka. Jadikan informasi penyebab komplain pelanggan ini sebagai bahan kajian sekaligus pertimbangan dalam mencari solusi bersama.

Dengarkan Komplain Dengan Baik

Jika ada seorang pelanggan yang komplain terhadap bisnis yang anda jalankan, berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan apa saja faktor penyebab ketidakpuasan tersebut. Dengan mendengarkan komplain, anda dapat mengetahui duduk permasalahan yang membuat konsumen menjadi tidak puas. Mendengarkan komplain adalah langkah awal yang baik karena pelanggan akan merasa mendapat pertanggungjawaban sehingga dapat sedikit mengurangi rasa kecewa.

Tawarkan Win-win Solution

Setelah menemukan apa saja masalah yang menyebabkan komplain pelanggan, anda dapat mengambil keputusan dengan menawarkan win-wis solution. Maksudnya adalah memberikan solusi yang sama-sama menguntungkan baik itu untuk penjual maupun pembeli. Mengatasi komplain pelanggan dengan cara seperti ini dapat memberikan hasil akhir yang memuaskan. Selain itu, pelanggan yang diberi pertanggungjawaban tidak akan merasa kecewa sehingga hubungan baik tetap terjalin.

Baca Juga:
  1. 7 Macam Komplain Pembeli Kepada Online Shop Yang Sering Disampaikan
  2. 6 Cara Menghadapi Pembeli Gaptek di Online Shop 
  3. Tips Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan/Konsumen Online Shop

Meminta Maaf Dan Memperbaiki

Seperti yang sudah kita ketahui bahwa adanya komplain pelanggan mengindikasikan adanya kesalahan dari sistem pelayanan yang kita berikan. Maka dari itu, sudah sepantasnya kita meminta maaf kepada mereka dan mencoba memperbaiki. Permintaan maaf adalah simbol bahwa komplain pelanggan yang diutarakan sudah diterima dengan baik dan dipertanggungjawabkan. Meminta maaf secara berulang lebih disarankan karena akan memberi efek positif terhadap psikologis pelanggan.

Berikan Bonus Atau Hadiah

Terakhir, pilihan tepat yang bisa anda lakukan agar bisa menarik hati pelanggan yang sudah komplain adalah dengan memberi bonus atau hadiah. Anggap saja ini sebagai ganti rugi kepada mereka karena kekecewaan yang sudah kita sebabkan. Memberikan sesuatu yang lebih setelah menghadapi komplain pelanggan akan membuat konsumen merasa senang. Hal ini akan membuat mereka cepat melupakan permasalahan dan menghilangkan rasa ketidakpuasan dihati.

Penutup
Itulah 6 cara menghadapi dan mengatasi komplain pelanggan/pembeli. Dengan mencari solusi yang sama-sama menguntungkan, kita dapat mempertahankan hubungan baik dengan para konsumen. Komplain pembeli memang harus segera diselesaikan, jika tidak hal ini akan berdampak buruk terhadap bisnis yang dijalankan. Terlebih jika mereka menceritakan pengalaman yang tidak menyenangkan tersebut kepada pelanggan lain.

Menghadapi Komplain Pelanggan? Lakukan 6 Cara Ini Untuk Mengatasi